Sjekkliste før du bestemmer deg for oppsett til fjerndeltakere

Det første du bør avklare, er hvilken rolle deltakerne på nett skal ha. Skal de bare følge undervisningen, eller skal de stille spørsmål, delta i gruppearbeid og vise egne skjermer? Svaret styrer hele oppsettet. En deltaker som bare ser og hører, trenger et stabilt bilde og tydelig lyd fra kursholderen. En deltaker som skal bidra, trenger i tillegg at rommet fanger opp spørsmål fra salen og at kursholderen ser vedkommende på en skjerm uten å snu seg bort fra gruppen.

Skriv ned scenariene i vanlige ord før du ser på utstyr. Hvor mange kommer inn på nett i en typisk time? Er det alltid de samme, eller varierer det? Hvor lenge varer øktene? Ofte viser det seg at behovet er enklere enn man trodde, og at det som mangler, er en rutine og ikke et dyrere kamera. Et par linjer på papir hindrer deg i å kjøpe etter inntrykk.

Husk også hvem som skal betjene anlegget. Hvis kursholderen skal klare alt selv midt i en time, må oppsettet være lite og forutsigbart.

• Skal fjerndeltakere bare følge med, eller også snakke og vise skjerm?
• Hvor mange er de som regel, og er det de samme hver gang?
• Hvem betjener anlegget under timen?

Rommet bestemmer mer enn utstyret. Se på hvor kursholderen står eller sitter, hvor tavlen og skjermen er, og hvor lyset kommer fra. Et vindu bak kursholderen gjør personen til en silhuett på skjermen til de som følger på nett. Hvis du ikke kan flytte vinduet, kan du flytte kameraet eller trekke for. Det er billig å fikse, men bare hvis du oppdager det før du har bestemt plasseringen.

Tenk også på de som sitter i rommet. De skal kunne snakke uten å rope, og fjerndeltakerne skal høre dem. Det avgjør om du trenger én mikrofon i taket, flere på bordet eller en mikrofon som går rundt. Rommets størrelse og hardhet i flatene spiller inn: glass, betong og bare vegger gir ekko som gjør tale utydelig på nett.

Gå inn i rommet og snakk fra bakerste rad. Hører du ekko, vet du at lydtiltak må prioriteres foran kamera.

• Hvor kommer dagslyset fra, og havner kursholderen mot lyset?
• Gir harde flater ekko når du klapper eller snakker høyt?
• Kan alle i salen snakke uten å gå til en bestemt plass?

Mange problemer med fjerndeltakere handler ikke om utstyret, men om nettet. Sjekk om rommet har kablet nettverk, og helst bruk det til maskinen som kobler seg på møtet. Trådløst nett deles med alle andre i bygget, og kvaliteten svinger når mange er på samtidig. Spør IT-ansvarlig om det finnes brannmurregler som blokkerer møteverktøyet, og om gjester kan koble seg til uten egen konto.

Avklar også hvilket møteverktøy som skal brukes, og hvem som oppretter og eier møtene. Hvis kursholderen må be en kollega om å åpne et rom hver gang, blir terskelen for å bruke anlegget høy. Test med et møte som ligner på de ekte, ikke bare et raskt prøveoppsett på to personer.

Notér hva du fant, med dato og navn på den som svarte. Da kan du dokumentere hva som var forutsetningen, hvis noe endrer seg senere.

• Finnes kablet nettverk i rommet, og hvem har ansvar for det?
• Slipper møteverktøyet gjennom brannmuren uten spesialtillatelse?
• Hvem oppretter møtene, og kan gjester delta uten konto?

Deltakere på nett tåler et middels bilde langt bedre enn dårlig lyd. Hvis de ikke hører spørsmålene fra salen eller kursholderen bryter opp, forsvinner oppmerksomheten raskt. Derfor bør sjekklisten stille lydspørsmålene først: Hører fjerndeltakerne alle som snakker? Hører salen dem uten at lyden går tilbake i mikrofonen og lager ekko?

Det siste er et klassisk problem. Når høyttalerne i rommet spiller av lyden fra de på nett, og mikrofonen plukker den opp igjen, hører fjerndeltakerne seg selv med forsinkelse. Løsningen ligger i plassering, volum og i at mikrofonene eller programvaren håndterer ekkodemping. Test dette med en kollega som sitter i et annet rom og lytter kritisk.

Bildet kommer etterpå: kameraets utsnitt må vise kursholderen og tavlen, og gjerne en oversikt over salen. Du trenger sjelden mer enn to utsnitt som du kan bytte mellom.

• Hører fjerndeltakerne spørsmål fra salen like tydelig som kursholderen?
• Oppstår det ekko eller tilbakekobling når begge parter snakker?
• Er to faste kamerautsnitt nok, eller trengs det flere?

Når utstyret står på plass, bør du teste alt sammen, ikke del for del. Kjør en prøveøkt på femten til tretti minutter med minst én deltaker utenfra, og la kursholderen bruke rommet som vanlig: skifte mellom presentasjon og tavle, la noen i salen stille spørsmål, dele en skjerm. Be deltakeren på nett fortelle hva som var vanskelig å høre eller se, og skriv ned svarene med en gang.

Test også det som går galt. Hva skjer hvis nettet faller ut? Hva gjør kursholderen hvis mikrofonen slutter å virke midt i en time? En enkel nødplan, for eksempel en reservemikrofon i skapet og et telefonnummer til den som kan hjelpe, gjør at en feil ikke stopper hele undervisningen.

Gjenta testen når noe endres, enten det er programvareoppdateringer, nye maskiner eller et annet rom.

• Prøveøkt med minst én ekte deltaker utenfra
• Test deling av skjerm, bytte av kilde og spørsmål fra salen
• Prøv hva som skjer ved nettbrudd og mikrofonfeil

Et anlegg som fungerer første uke, men ikke i den tiende, mangler rutiner. Lag en kort driftsliste som den som åpner rommet kan følge på noen minutter: slå på utstyret, sjekk at riktig mikrofon og kamera er valgt, gjør en lydprøve, åpne møtet i god tid. Heng listen ved betjeningspunktet eller legg den som første punkt i en delt mappe, slik at ingen er avhengig av å huske.

Bestem hvem som har ansvar for hva. Hvem bytter batterier, hvem oppdaterer programvare, og hvem tar imot meldinger om feil? Uten navn på disse oppgavene blir de ikke gjort. Sett også av en fast tid et par ganger i semesteret til å gå gjennom listen og rette opp det som har endret seg.

Til slutt: la brukerne si fra om hva som irriterer dem. Små ting, som en ledning som ligger i veien, løses raskt hvis noen faktisk får vite om det.

• Kort oppstartsliste ved betjeningspunktet
• Navngitt ansvar for batterier, oppdateringer og feilmeldinger
• Fast gjennomgang av listen noen ganger i året