Slik kartlegger du et undervisningsrom før du kjøper utstyr

Mange begynner med å lete etter kameraer og mikrofoner, og oppdager først etter innkjøpet at rommet setter grensene. Et rom med harde flater, store vinduer og lang avstand mellom tavle og bakerste rad krever andre valg enn et lite rom med teppe og lav takhøyde. Derfor bør du bruke den første timen på rommet alene, uten katalog i hånden.

Gå inn når rommet er tomt og så når det er i bruk. Skriv ned hva du ser og hører: hvor lyden sprer seg, hvor folk vanligvis sitter, hvor foreleseren beveger seg, og hvor stikkontakter og nettverksuttak faktisk finnes. Notatene blir grunnlaget for alt du gjør senere, og de gjør det lettere å forklare behovene til de som skal bevilge penger.

Ta med en enkel skisse av grunnplanen. Den trenger ikke være målestokkriktig, men måleverdiene for lengde, bredde og takhøyde bør stå på den. Marker dører, vinduer, tavle, skjerm og møblering slik de står i dag, og slik de står når rommet brukes til gruppearbeid.

• Besøk rommet både tomt og i bruk
• Mål lengde, bredde og takhøyde
• Tegn en enkel grunnplan med dører og vinduer

Klapp en gang kraftig i hendene midt i rommet og lytt etter hvor lenge lyden henger igjen. Hører du en tydelig ringing eller et kort ekko etter klappet, er rommet hardt, og mikrofoner langt fra taleren vil fange mye romklang. Det er forklaringen på at opptak fra slike rom høres uklare ut selv med fornuftig utstyr.

Se etter flatene som kaster lyd tilbake: glassvegger, bare betongvegger, store tavler og gulv uten teppe. Gardiner, bokhyller, akustikkplater og fulle stoler dempet lyden. Et rom oppfører seg ofte helt annerledes med tretti personer enn uten, så test gjerne når noen sitter der.

Lytt også etter støy utenfra og fra bygget. Ventilasjon, trafikk, korridorer og rom ved siden av kan lage bakgrunnslyd som mikrofonene plukker opp. Noter når støyen er verst. Du slipper da å lete etter feil i utstyret som egentlig ligger i omgivelsene.

• Klapp i hendene og lytt etter ekko
• Merk harde flater og myke flater
• Noter støy fra ventilasjon og korridor

Kameraer reagerer sterkt på lys, og et rom som virker lyst for øyet kan gi mørke ansikter på bildet. Det vanligste problemet er vinduer bak foreleseren: kameraet justerer etter dagslyset, og personen blir en silhuett. Se derfor hvor vinduene står i forhold til der kameraet skal stå.

Besøk rommet på ulike tidspunkter, og husk at høstlyset står lavt og kan treffe skjermer og tavler skrått. Kontroller om persienner eller gardiner finnes og faktisk fungerer. Sjekk også lysarmaturene: lysstoffrør kan gi flimmer på opptak, og punktlys rett over taleren kan gi harde skygger i ansiktet.

Skjermer og prosjektorbilder har sine egne behov. Hvis presentasjonen blir utvasket når lyset er på, må du enten kunne dimme deler av rommet eller velge en lysere skjerm. Finn ut dette før du bestemmer plassering, ikke etterpå.

• Se hvor vinduene står i forhold til kameraet
• Sjekk om persienner og gardiner virker
• Se etter flimmer fra lysstoffrør

Utstyret skal tjene menneskene i rommet, så tell hvor mange som vanligvis sitter der, og hvordan stolene står. Rader mot tavla, hestesko og grupper rundt bord stiller ulike krav til mikrofoner og kameravinkler. Hvis rommet brukes på flere måter, må planen tåle at møblene flyttes.

Se også på hvor foreleseren står og går. En som holder seg bak kateteret er enkel å fange. En som beveger seg mellom tavle, skjerm og pulter krever et bredere kamerautsnitt eller en mikrofon som følger med. Spør gjerne kursholderne hvordan de faktisk underviser, i stedet for å anta det.

Tenk til slutt på dem som skal se og høre fra den andre enden. Hvor ser fjerndeltakerne helst hen, og kan de se tavla? Lister du dette opp som behov, blir utstyrsvalget senere en enkel avveining og ikke en lang diskusjon.

• Tell vanlig antall deltakere
• Noter flere møbleringsvarianter
• Spør kursholderne hvordan de beveger seg

Kabelveier blir ofte glemt til installasjonen står stille. Finn ut hvor strøm og nettverk kommer inn i rommet, og hvor lang vei signalet må gå fra kameraet til skjermen og til teknisk rom eller pult. Avstand avgjør kabeltype, og noen forbindelser mister kvalitet over lengre strekk.

Se etter hva som faktisk kan trekkes: kanaler langs veggen, tomrør, nedsenket tak eller gulvbokser. Ledninger som ligger løst over gulvet er en snublefare og blir fort ødelagt. Ta bilder av eksisterende føringer, og merk uttakene på skissen din, slik at du kan planlegge uten å gå fram og tilbake.

Husk at taket også kan by på begrensninger. Skal et mikrofonpanel eller et kamera monteres høyt, må du vite hva taket tåler og hvem som har lov til å bore. Avklar dette med de som drifter bygget tidlig i prosessen.

• Finn strøm og nettverk i rommet
• Mål avstand mellom kilde og skjerm
• Avklar hvem som kan bore i tak og vegg

Når du har gått gjennom akustikk, lys, sitteplasser og kabler, samler du alt på to sider: en skisse og en liste over behov og begrensninger. Skriv det som en observasjon, for eksempel at rommet har tydelig romklang og vinduer mot kameraets bakvegg, uten å foreslå produkter ennå.

Dokumentet gjør at du kan be om pris fra flere leverandører på samme grunnlag, og det gir deg et sammenligningsgrunnlag når tilbudene kommer. Det er også en god referanse for den som senere tar over rommet, og for opplæringen av dem som skal bruke anlegget.

Gå gjennom listen med en kollega som kjenner rommet fra en annen vinkel. Ofte oppdager en annen at et uttak er dødt eller at en vegg ikke tåler skruer. Slike funn koster lite å rette opp på papiret og mye å oppdage etter at utstyret er kjøpt.

• Skriv funn som observasjoner, ikke produktvalg
• Bruk dokumentet som grunnlag for tilbud
• La en kollega kontrollere listen